Käsittelijäroolit
Käsittelijäroolit ovat osa organisaation sisäistä työnjakoa. Käsittelijäroolien avulla hankkeille merkitään ne henkilöt, jotka huolehtivat jostain osa-alueesta lupakäsittelyssä. Jokaisella organisaatiolla on oltava vähintään yksi käsittelijärooli. Käsittelijäroolit nimetään vapaasti organisaation tarpeiden mukaan (esimerkiksi ”KVV-tarkastaja”, ”IV-asiat”…). Roolit näkyvät hankkeella sekä viranomaisille, että asioitsijoille. Uusia käsittelijärooleja lisätään klikkaamalla ”Lisää uusi käsittelijä”. Tiedot tallentuvat automaattisesti, kun kaikki kieliversiot käsittelijäroolin nimestä on asetettu.
Tehtävät
"Tehtävät"-toiminnallisuus voidaan ottaa käyttöön aktivoimalla valinta:
Automaattitehtävät
Tietyistä tapahtumista luodaan automaattisesti tehtävä, jos yksi (tai useampi) alla olevista ehdoista täyttyy. Ehdot koostuvat tapahtumista, rajauksista ja tehtävän vastaanottajista.
Tapahtumat määrittelevät, missä tilanteessa tehtävä luodaan ja millainen siitä tulee. Esimerkiksi liitteen lisäämisen synnyttämä tehtävä näytetään "Suunnitelmat ja liitteet" -välilehdellä. Ehto voi sisältää useamman tapahtuman, jolloin tehtävä luodaan, kun mikä tahansa näistä tapahtumista täyttää ko. ehdon.
Rajaukset ovat ovat ehdon osia, joiden pitää täyttyä tapahtuman lisäksi. Tällä tavoin voidaan määritellä samanlaisesta tapahtumasta syntyvän erilaisia tehtäviä riippuen hankkeen ominaisuuksista.
Tehtävän vastaanottaja voi olla joko käsittelijärooli tai viranomainen. Mikäli kummatkin on annettu, vastaanottaja määräytyy seuraavassa järjestyksessä:
- Jos vastaanottajana on käsittelijärooli ja ko. rooli on käytössä hankkeella, vastaanottajksi tulee vastaava käsittelijä.
- Jos vastaanottajana on viranomainen, hänestä tulee vastaanottaja.
- Jos vastaanottajana on käsittelijärooli, tehtävä kohdistetaan roolille eikä henkilölle. Myöhemmin, jos hankkeelle nimetään roolia vastaava käsittelijä, tehtäväkin siirtyy hänelle
- Jos vastaanottajaa ei ole lainkaan määritelty, syntyy tyhjä tehtävä eli tehtävä ilman vastaanottajaa.
Mikäli useampi ehto täyttyy, tarkempi valinta tehdään ehtojen painoarvojen avulla. Ainoastaan suurin arvo "pääsee jatkoon". Mikäli tämänkin jälkeen ehtoja on useampia, tehtäviäkin luodaan yhtä monta.
