Joissakin tapauksissa viranomaisen pitää pystyä salaamaan rakennustietojen julkaisemista erityisistä syistä.
Rakennuksille kohdistettuja dokumentteja voidaan estää näkymästä Lupapiste Kaupassa, sekä liittää näille rakennuksille tieto niiden salaamisesta Lupapisteen asiointipalvelussa, kun lupahankkeelle lisätään kyseisiä rakennuksia.
Salaamisen voi tehdä ainoastaan käyttäjä, jolla on organisaationsa pääkäyttäjäoikeudet.
Listaus salatuista rakennuksista
Listaus salatuista rakennuksista löytyy pääkäyttäjäasetuksista ”Arkistointi”-välilehdeltä:
Rakennustaulukon ainoa pakollinen tieto on VTJ-PRT (pysyvä rakennustunnus). Lisäksi voidaan täyttää rakennukseen liittyvien dokumenttien
- Näkyvyys
- Vain viranomaiselle
- Asiakkaalle ja viranomaiselle
- Julkinen
- Julkisuus
- Salainen
- Osittain salassapidettävä
- Julkinen
”Näkyy myyntipalvelussa”-valinta on harmaana, jos näkyvyydeksi tai julkisuudeksi on valittu jokin muu vaihtoehdoista kuin ”Julkinen”. Jos valinnat ovat molemmissa kohdissa ”Julkinen”, rakennukseen liittyvien dokumenttien näkyvyyden myyntipalvelussa (Lupapiste Kauppa) voi erikseen estää jättämällä kohdan rastimatta.
Myös ”Ratu”, ”Kiinteistötunnus” ja ”Osoite” ovat valinnaisia kenttiä. ”Lisätietoja”-kenttään voi lisätä esimerkiksi salaamista pyytäneen tahon nimen.
”Poista” -toiminnallisuus poistaa kyseisen rivin rakennustaulukosta. Rivin poistaminen ei vaikuta arkistossa oleviin tietoihin ja on tarkoitettu pääasiassa turhien tai virheellisten rivien poistamiseen. Rivin poistamisen jälkeen, jos taulukosta poistetun VTJ-PRT:n lisää hakemukselle, ei toimenpiteen otsikkoon tule enää tietoa ”Viranomaisen salaama rakennus”.
Excel-import viranomaisen salaamista rakennuksista
Rakennustaulukkoon voi tuoda massana Excel-tiedoston avulla tiedossa olevat viranomaisen salaamat rakennukset vain yhden kerran. Taulukon tulee myös olla tyhjä, jotta import onnistuu. Excel-taulukossa voi olla enintään 100 riviä, jotta arkiston päivittäminen onnistuu.
Kun rakennustaulukko on tyhjä, voi painikkeella ”Tuo tiedot Excel-taulukosta(.xlsx)” ladata tietoja massana.
Mikäli rakennustaulukko ei ole tyhjä, ”Tuo tiedot Excel-taulukosta(.xlsx)” painiketta ei näytetä ollenkaan
Lisää uusi rivi
Rakennustaulukkoon voi lisätä yksittäisiä rakennuksia ”Lisää uusi rivi” -painikkeesta. VTJ-PRT:n kohta korostuu punaisella, mikäli tietoa ei ole laitettu. VTJ-PRT on ainoa pakollinen tieto taulukossa.
VTJ-PRT:n jälkeen lisätään loput tiedot riville. Käytä ”Lisää uusi rivi”-toimintoa vasta sen jälkeen, kun viranomaisten salaamien rakennusten tiedot sisältävä Excel-tiedosto on ladattu Rakennusluetteloon (kts. kohta 2, Excel-tiedostoa voi käyttää vain, jos listaus on tyhjä).
Tietojen päivittäminen Lupapisteeseen asiointiin ja arkistoon
Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat rakennukset, päivitä tiedot asiointiin ja arkistoon klikkaamalla ”Päivitä muokatut arkistoon”.
Voit päivittää yhdellä kertaa enintään 100 muokattua tai lisättyä rakennusta. Isompi määrä voi johtaa aikakatkaisuun ja sen takia tiedonsiirto on varmuuden vuoksi rajoitettu 100 rakennukseen.
Päivitys päivittää siis ainoastaan sellaisten rivien tiedot asioinnin ja arkiston puolelle, joihin on tehty muutoksia tai jotka ovat täysin uusia edellisen päivityksen jälkeen.
”Päivitä muokatut arkistoon” painikkeen painamisen jälkeen käyttäjältä kysytään varmistus, halutaanko tiedot päivittää arkistoon.
Päivitys kestää hetken ja palvelu antaa raportin päivityksen tilasta heti, kun päivitys on tehty:
Yleisraportin lisäksi voit tarkastaa rivikohtaisen päivitysraportin klikkaamalla rivin ”Viimeisin päivitys arkistoon” -sarakkeessa olevaa infopalloa:
Jos arkistosta löytyneiden rakennusta koskevien dokumenttien tulokseksi tulee nolla, tietoja ei päivitetty arkistoon, tai rakennusta ei ylipäätään löytynyt arkistosta. Rakennus kuitenkin päivittyi viranomaisen salaamaksi Lupapisteen asiointipalveluun ja hankkeelle toimenpiteen otsikkoon tulee tästä tieto.
Jos dokumentteja liittyy rakennukseen 4 kpl ja onnistuneesti päivitettiin 4 dokumenttia, tiedot päivittyivät onnistuneesti arkistoon. Lisäksi ko. rakennus on Lupapisteen asiointipalvelussa viranomaisen salaama ja tieto näkyy hakemuksella rakennuksen otsikossa.
Jos ko. rakennukseen kohdistuu luvan toimenpide ja rakennus valitaan hakemukselle, toimenpiteen otsikkoon tulee tieto ”Viranomaisen salaama rakennus”. Tiedon päivittyminen kestää hetken, joten jos tieto ei heti ilmesty, kannattaa odottaa jonkin aikaa.
Palvelu tarkistaa rakennuksen mahdollisen salauksen, kun rakennus valitaan hankkeelle. Tarkistusta ei tehdä takautuvasti vanhoille hankkeille eli niiden osalta tietoa salaamisesta ei automaattisesti tule. Ainoastaan, jos vanhalle hakemukselle valitaan rakennus, joka on rakennustaulukossa, tieto päivittyy vanhallekin hakemukselle. Rakennuksen valinta hakemukselle laukaisee tarkistustoiminteen.