Käyttäjäryhmiä käytetään tällä hetkellä ainoastaan määrittämään viranomaisista koostuvia ryhmiä, joille on tarve antaa muutosoikeudet tietyille yksittäisille hankkeille. Yhteen ryhmään voi kuulua yksi tai useampi käyttäjä. Yksittäinen käyttäjä voi kuulua useampaan ryhmään.
Käyttäjäryhmien kautta annettava hankekohtainen muutosoikeus on kätevä tilanteissa, joissa käyttäjällä ei ole jatkuvaa tarvetta päästä kaikille organisaation hankkeille.
Organisaation pääkäyttäjä määrittää käyttäjäryhmät ja niihin kuuluvat henkilöt. Vasta kun ryhmät on määritetty, niitä voidaan valtuuttaa hankkeille.
Organisaation viranomainen, jolla on muutosoikeus organisaation hankkeille, voi lisätä hankkeelle viranomaisryhmiä. Ryhmien tulee olla muodostettu pääkäyttäjän toimesta ennen kuin ryhmää voidaan lisätä hankkeelle.
Hankkeen ”Osapuolet”-osiossa on ”Valtuuta viranomaisryhmä”-painike, jonka avulla kyseiselle hankkeelle voidaan valtuuttaa käyttäjäryhmä.
Kun painiketta painetaan, voidaan valita käyttäjäryhmä, joka hankkeelle halutaan valtuuttaa, sekä lisätä valinnainen viesti, joka lisätään ryhmän jäsenille lähetettävään sähköposti-ilmoitukseen.
Esimerkki sähköposti-ilmoituksesta:
Ryhmän jäseninä olevat henkilöt eivät näy hankkeella erikseen valtuutettuina, vaan hankkeella näkyy ainoastaan kyseinen valtuutettu viranomaisryhmä.
Valtuutus voidaan poistaa painamalla rastia kyseisen ryhmän rivin lopusta.
Käyttäjä näkee ”Omat tiedot”-näkymästä ryhmät, joihin hän kuuluu ja voi poistaa käytöstä ryhmiin liittyvät sähköposti-ilmoitukset.
