Tiedonohjaussuunnitelma tulee päivittää ottamaan huomioon rakentamislain tuomat uudet menettelyt; Rakentamislupamenettely ja Sijoittamislupamenettely.
Huom! Muutosten tekemistä varten tarvitaan ”Tiedonohjaussuunnitelman muokkaaja”-oikeudet. Tiedonohjaussuunnitelman julkaiseminen vaatii ”Tiedonohjaussuunnitelman julkaisija”-oikeudet. Oikeudet määritetään pääkäyttäjäasetusten Käyttäjät-välilehdellä: https://tuki.lupapiste.fi/fi/support/solutions/articles/15000017782-käyttäjät
Tiedonohjaussuunnitelman olemassa olevien menettelyjen tarkistaminen
Alla olevassa kuvassa esimerkki lähtötilanteesta, ilman uusia menettelyjä:
Varmisteta, että Rakennuslupamenettelyssä on tarvittavat liitteet ja oikeat arkistointiasetukset:
Varmista rakennuslupamenettelyn kohdalta, että oikea Tehtäväluokka on valittuna kunnan omien ohjeiden mukaisesti.
Valmisteilla-vaiheen liitteet
Valmisteilla-vaiheen olemassaolevat liitteet.
Lisää liite ”+”-painikkeesta:
Valitse luettelosta haluttu liitetyyppi:
Määritä liitteen asetukset. Määritä sisältääkö kyseinen liitetyyppi henkilötietoja ja anna perustelut säilytysajalle.
”Tallenna”-painikkeen painamisen jälkeen liite tulee näkyviin listalle:
Päätöksenteko
Päätös arkistoidaan pysyvästi. Päätösote sen sijaan liittyy tiedoksiantoon ja sitä ei tarvitse arkistoida. Tarkista että asetukset ovat liitetyypeillä oikein.
Alla olevassa kuvassa päätös
ja seuraavassa päätösote
Muutoksenhaku
Valitus tulee lisätä liitteeksi muutoksenhaun alle, mikäli oikaisuvaatimuksen jälkeen tehdään myös valitus toimielimen päätöksestä.
Toimeenpano
Lisää toimeenpano- vaiheen alle rakentamisen aikaiset liitteet.
Seuranta
Suositellemme lisäämään käyttöönottokatselmuksen pöytäkirjan seuranta-vaiheen alle.
Päättäminen
Tarkista, että päättämisen alta löytyy loppukatselmuksen pöytäkirja ja että siinä on oikeat asetukset, Päättämisen alle tulee lisätä myös liitetyypiksi keskustelu, jotta hankkeen aikana käydyt viestinvaihdot tallennetaan hankkeelle.
Alla esimerkki, miten keskustelulle voidaan antaa arvot ja tallettaa liitetyypiksi:
Uusien menettelyjen lisääminen tiedonohjaussuunnitelmaan
Helpointa on kopioida olemassa olevan menettelyn sisältö ja tehdä sitten tarvittavat muutokset:
Luo uusi menettely (Rakennusvalvonta -> ”+”-painike)
Anna menettelylle nimi (Rakentamislupamenettely) ja valitse ”Kopioi toimenpiteet toisesta tehtävästä”-listalta Rakennuslupamenettely ja aseta sille muut arvot
”Tallenna”-painikkeen painamisen jälkeen, uusi menettely siirtyy menettelypuuhun