Laskuaineisto siirretään laskutusjärjestelmään ”Laskutus”-osiossa, joka löytyy Lupapisteen mustasta yläpalkista.
Jotta laskuaineiston siirtäminen laskutusjärjestelmään onnistuu, tulee käyttäjällä olla pääkäyttäjäasetuksissa määriteltynä ”Laskuttaja”-rooli.
Laskutusnäkumässä on kaksi välilehteä; laskut ja siirtoerät. Siirtoerät välilehdellä on yläosassa erilaisia valintoja joiden avulla voidaan valita mitä tietoja halutaan näkyviin. Valinnat eivät tallennu.
1. ”Laskut”-välilehti:
Välilehdellä näytetään
- käsittelyä odottavat laskut: laskut jotka viranomainen on hankkeella merkinnyt valmiiksi. Näkymä päivittyy 30 sekunnin välein eli jos viranomainen merkitsee laskun valmiiksi hankkeella, se päivittyy 30 sekunnin kuluttua laskuttajan näkymään.
- tarkastetut laskut: valmiit laskut jotka laskuttaja on merkinnyt tarkastetuiksi.
- siirretyt laskut: laskut jotka on siirretty laskutusjärjestelmään.
Katso ”Käsittelyä odottavat laskut” -otsikon alta haluttu aineisto klikkaamalla nuoliväkästä LP-tunnuksen vasemmalla puolella.
Tarkista ja tarvittaessa korjaa tiedot. Tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla "muokkaa"-painiketta. Mahdollinen SAP-numero syötetään "Asiakasnumero"-kenttään:
Laskuttaja voi valita haluaako käyttää hakemuksen maksajatietoja vai muita maksajatietoja.
Mikäli halutaan käyttää hakemuksen maksajatietoja, valitaan valinta "käytä hakemuksen maksajatietoja".
Mikäli hakemuksen maksajatietoja EI haluta käyttää, valintaa ei tehdä. Tällöin laskuttajalle avautuu näkymä johon voidaan määrittää halutut maksajatiedot.
Kun tiedot ovat oikein, klikkaa ”Siirrä tarkastetuksi” -painiketta laskunäkymän oikeasta alanurkasta. Tässä kohdassa lasku on myös mahdollista palauttaa myös luonnokseksi asiointipalvelun puolelle klikkaamalla ”Palauta luonnokseksi” -painiketta oikeassa alanurkassa.
"Siirrä tarkastetuksi"-painikkeen klikkaamisen jälkeen palvelu kysyy "oletko varma?" ja kertoo, että lasku liitetään tarkastetuksi siirtämisen yhteydessä avoimeen siirtoerään. Lasku voidaan myöhemmin palauttaa käsiteltäväksi. Mikäli laskuttaja on varma, klikataan "kyllä"-painiketta:
Kun lasku on siirretty tarkastetuksi, se siirtyy "tarkastetut laskut"-otsikon alle ja järjestelmä valitsee automaattisesti sopivan siirtoerän laskulle. Siirtoerän valinta tapahtuu siten, että Lupapiste yrittää löytää sellaisen siirtoerän joka on sekä avoin että siinä on riittävästi tilaa. Lasku liitetään aina oletuksena vanhimpaan avoimeen siirtoerään jossa on tilaa.
Siirtoerää voi tarvittaessa muokata klikkaamalla ensin "muokkaa"-painiketta. Halutun siirtoerän valitseminen mahdollistaa esimerkiksi sen, että organisaatiossa on mahdollista eritellä ulkoiset ja sisäiset laskut eri siirtoerille:
2. Siirtoerät-välilehti
Siirry ”Siirtoerät”-välilehdelle laskutusnäkymän yläosasta. Siirtoerät on jaoteltu siirtoerän tilan mukaan avoimiin ja suljettuihin siirtoeriin.
Avoimet siirtoerät osion alta on mahdollista luoda uusia siirtoeriä klikkaamalla "uusi siirtoerä"-painiketta.
Siirtoerän voi nimetä klikkaamalla kynäsymbolia "ei nimeä"-tekstin kohdalta.
Tyhjän siirtoerän poistaminen onnistuu "poista siirtoerä"-painikkeesta.
Siirtoerä voidaan sulkea klikkaamalla "sulje siirtoerä"-painiketta. Siirtoerän sulkeminen siirtää siirtoerällä olevat laskut hankkeella tilaan "siirretty". Kaikki siirretyt laskut löydät kootusti ”Laskut”-välilehdeltä ”Siirretyt laskut” -otsikon alta. Tässäkin vaiheessa tietoja on mahdollista muokata "muokkaa"-painikkeen kautta.
HUOM! Siirtoerää ei voi muokata enää sen jälkeen kun siirtoerä on suljettu. Siirtoerä on mahdollista palauttaa avoimeksi "siirtoerät"-välilehdeltä, jolloin siirtoerän muokkaaminen jälleen onnistuu.
Tiedot lähetetään kunnan laskutusjärjestelmään klikkaamalla "Lähetä laskutusjärjestelmään"-painiketta.
Suljetut siirtoerät osion alta siirtoerä on mahdollista tarpeen vaatiessa avata klikkaamalla "avaa siirtoerä"-painiketta. Mikäli siirtoerä avataan, siirtyvät siirtoerällä olevat laskut siirretyistä tarkastettaviksi "laskut"-välilehdellä.
HUOM! Mikäli siirtoerä lähetetään laskutusjärjestelmään, suljetaan, tämän jälkeen avataan ja sitten tehdään siirto uudelleen, siirtyy koko siirtoerä laskutusjärjestelmään kokonaisuudessaan uudelleen.