Digitointi Lupapisteessä aloitetaan klikkaamalla “Digitoijan työpöytä” -painiketta.
Aukeavalle sivulle syötetään valmistuneen paperiluvan kuntalupatunnus ja valitaan organisaatio, jossa päätös on annettu. Lupa avataan käsittelyyn klikkaamalla ”Etsi lupa” -painiketta.
Jos kuntalupatunnuksella ei löydy tietoja, yritetään hanketta hakea kartalta kiinteistötunnuksen perusteella. Tällöin Lupapiste yrittää hakea tietoa kiinteistön rakennustiedoista sijainnin perusteella.
Digitoitava hanke saa otsikokseen “Digitoidun luvan arkistointi”. Hanke saa avatessa väliaikaisen LX-alkuisen asiointitunnuksen tyypillisen LP-alkuisen asiointitunnuksen sijaan.
Avatun hankkeen tiedot on jaettu kolmelle välilehdelle. Näiden välilehtien lisäksi hanke saa Yhteenveto-välilehden. Avatun hankkeen arkistointimenettelyä pääsee tarvittaessa vaihtamaan kun klikkaa ensin "muokkaa tietoja" ja sen jälkeen valitsee menettelyvalikosta halutun menettely.
Mikäli hankkeelle aukeaa vääriä tietoja, tulee hanke peruuttaa. Korjaukset hankkeen tietoihin tulee tehdä taustajärjestelmään, jonka jälkeen hanke avataan uudelleen Lupapisteeseen digitoitavaksi.
”Hakemuksen tiedot” -välilehti pitää sisällään selostukset hankkeen toimenpiteistä, rakennusten pysyvät rakennustunnukset (VTJ-PRT) sekä käyttötarkoitukset. RH-tiedot eivät siirry digitoinnin myötä Lupapisteeseen.
”Osapuolet”-välilehdellä on tietoja hankkeen osapuolista.
Hankkeen skannatut liitteet lisätään ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdelle. Lisäyksen yhteydessä liitteille määritetään metatiedot, sekä rakennukset, johon liitteet liittyvät. Lisättävän liitteen maksimikoko on 100 MB. Liitteiden lisäys tapahtuu normaalin ohjeistuksen mukaisesti. Liitteitä lisätessä määritetään liitekohtaisesti liitteen siirtymisestä myyntiin mahdolliseen myyntipalveluun. Valitsemalla ”Estä myynti” liite ei siirry myyntiin, vaikka tiedonohjaussuunnitelmassa kyseinen liitetyyppi olisikin määritetty siirrettäväksi myytäväksi.
Digitoitu hanke jätetään arkistonhoitajalle tarkistettavaksi ”Yhteenveto”-välilehdellä klikkaamalla ”Valmis arkistoitavaksi” -painiketta. Hanke siirtyy "Tarkastettavana"-tilaan ja ohjautuu arkistonhoitajan työstettäväksi.
Hankkeen tarkastuksesta vastaa arkistonhoitaja. Hän näkee arkistoitavan luvan hankelistauksen ”Digitoidut luvat”-välilehdellä "Tarkastettavana"-tilassa. Arkistonhoitaja voi vaihtaa hankkeen menettelyn sopivaan ja tarkistaa hankkeen tiedot liitteineen samoin kuin muutkin arkistoon vietävät hankkeet. Digitoitu hanke arkistoidaan lopulta täysin samoin kuin muutkin hankkeet. Hanke muuttuu tämän jälkeen tilaan “Arkistoitu”.
HUOM! Mikäli myöhemmin huomataan, että hankkeelle tulee lisätä asiakirjoja arkistoinnin valmistuttua, tulee prosessi aloittaa alusta klikkaamalla “Digitoijan työpöytä”. Lupapiste tunnistaa kuntalupatunnuksen ja osaa avata aiemmin digitoidun hankkeen uudestaan.
HUOM! Käyttäjätunnukseen liitetyllä "Digitoija"-roolilla käyttäjä näkee vain omat digitoidut lupansa. Tällainen käyttäjä ei siis näe muiden digitoimia lupia eikä organisaation hankkeita. Jos digitointia tekee useampi henkilö, on mahdollista, että yhdestä luvasta syntyy useampia LX-tunnuksia Lupapisteeseen. Tällä ei kuitenkaan ole merkitystä lopputuloksen kannalta, sillä dokumentit löytyvät arkistosta saman kuntalupatunnuksen alta.