1. Huvudanvändarens inställningar
Huvudanvändaren hanterar:
• Organisationens myndigheter och givare av utlåtanden.
• Åtgärder, dvs. vilka ansökningar som kan lämnas in via Lupapiste.
• Obligatoriska bilagor för olika åtgärder, dvs. vilka bilagor som begärs som standard.
• Nyckelord.
• Kommunens egna anvisningar och kartmaterial.
• Stämplar.
• Bakgrundssysteminställningar och -länkar.
2. Hantering av arbetskön
• Inom byggnadstillsynen används 3 arbetsköer:
• Projekt
• Arbetsledare
• Uppgifter
• Det projekt som senast redigerats hamnar som standard högst upp på listan, och ikoner ger information om förändringar.
• Myndigheter har förutom indelningen i flikar och ordsökningen tillgång till mer detaljerade sökkriterier, tilläggsvillkor, för sökning av projekt.
• Sökvillkoren är alltid personliga, och andra kan inte se de sökvillkor som du har sparat.
• Ett sparat sökvillkor kan väljas som standardsökvillkor.
3. Granskning av ansökan
• Valet av handläggare bör göras genast i början av granskningen.
• Adressen eller fastighetsbeteckningen kan korrigeras med hjälp av ”Redigera”-knappen.
• När ändringarna har kontrollerats kan ikonerna på projektsidan nollställas med hjälp av knappen ”Markera ändringarna som sedda”.
• Ett meddelande kan skickas till kunden via diskussionen – kunden får ett meddelande per e-post när myndigheten har kommenterat.
• ”OK” / ”Bör preciseras”-markeringar under granskningen – kunden får inte meddelande om dessa.
• Observationer och nyckelord (t.ex. pappersansökan, skyddsobjekt, mässobjekt).
• Uppgifter mellan myndigheter.
4. Begärande av utlåtanden och hörande av grannar
• Finns i fliken ”Utlåtanden” och måste skötas innan ansökan skickas vidare till behandling.
• Utlåtanden: till de e-postadresser som har angetts i huvudanvändarinställningarna. Även utlåtanden från NTM-centralerna kan snart begäras direkt från Lupapiste (nationellt under hösten 2019).
• Givaren av utlåtandet loggar in med samma e-postadress som begäran kom till.
• Myndigheterna väljer de grannar som ska höras.
• Hörandet av grannarna kan göras via Lupapiste med hjälp av grannarnas e-postadresser.
5. Överföring till bakgrundssystemet och beslut
• Ansökan överförs till behandling när man vill föra in uppgifterna i bakgrundssystemet för beslutsfattandet.
• Överföring till behandling (status: ”Behandlas”) låser ansökan så att ingen kan redigera eller komplettera den. Diskussionen förblir öppen.
• Ansökan kan returneras för komplettering (status: ”Bör kompletteras”) om ändringar ska göras. Efter kompletteringen ska ansökan överföras till behandling igen, så att beslutet överförs från bakgrundssystemet till Lupapiste.
• Beslutet fattas i bakgrundssystemet och överförs till Lupapiste den dag det fattas.
• Beslutet ska vara daterat och försett med en beslutskod och uppgifter om beslutsfattaren.
• Obs! Beslutets innehåll med bilagor ska vara färdigt innan beslutet publiceras.
6. Under byggnadsskedet
• Stämplar: Vi rekommenderar att stämplingen görs efter att beslutet har överförts. På så sätt kommer datumet, paragrafen och kommuntillståndsbeteckningen automatiskt med.
• Utnämning av arbetsledare.
• Specialplaner. Obs! Kunden kan inte lägga till bilagor i ”Behandlas”- eller ”Färdigt”-läget.
• Syner: En syn kan registreras som slutgiltig eller partiell och en ny rad läggs till varje gång en syn registreras som partiell. En syn som registreras i Lupapiste överförs genast till bakgrundssystemet. En syn som registrerats i bakgrundssystemet överförs till Lupapiste följande dag. Om en felaktig syn överförs till Lupapiste kan den markeras som felaktig och överföras igen följande dag (korrigera alltså i bakgrundssystemet!).