Organisaation viranomaiset
Viranomaisia lisätään pääkäyttäjänäkymän kohdasta ”Organisaation viranomaiset” klikkaamalla ”Lisää viranomainen”.
Täydennä avautuvaan ikkunaan lisättävän viranomaisen tiedot ja valitse käyttäjälle kaikki oleelliset roolit listauksesta. Vahvin oikeus kattaa muut oikeustasot (esim. jos valittuna on muutosoikeus ja lukuoikeus, voimassa on muutosoikeus -> riittää, että valitaan muutosoikeus). Tiedonohjaussuunnitelman ja arkistoinnin parissa oleville viranomaisille tulee valita oikeudet erikseen, muutosoikeus ei kata niitä. HUOM! Myös pääkäyttäjäoikeus on mahdollista lisätä omalle käyttäjätunnukselle rooliksi. Tällöin pääset siirtymään näppärästi asioinnin ja pääkäyttäjäasetusten välillä klikkaamalla omaa nimeäsi palvelun mustassa yläpalkissa.
Roolit eroavat toisistaan seuraavasti:
- Kommentointioikeus: Viranomainen näkee hankkeeseen liittyvän keskustelun, mutta ei sisäisiä huomioita. Perustoimintovalikosta valittavissa on ainoastaan ”Tulosta hakemus”, eli esimerkiksi hakemuksen peruuttaminen ei onnistu. Hakemuksen muokkaaminen ei onnistu.
- Tiedonohjausuunnitelman muokkaaja: Viranomainen saa oikeuden muokata arkistointia ohjaavaa tiedonohjaussuunnittelmaa.
- Tiedonohjausuunnitelman julkaisija: Viranomainen saa oikeuden julkaista arkistointia ohjaavan tiedonohjaussuunnitelman.
- Laskuttaja: Pääsee käsittelemään Lupapisteen laskunmuodostuksessa syntyviä siirtoeriä. Laskuttaja-roolilla näkyy palvelun mustassa yläpalkissa "Laskutus"-ikoni.
- Muutosoikeus: Viranomainen saa täysimääräiset viranomaisoikeudet muokata kaikkia organisaation hankkeita, mutta ei pääse siirtämään hakemusta taustajärjestelmään eikä voi muokata ja julkaista tiedonohjaussuunnitelmaa tai arkistoida.
- Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjäoikeus on mahdollista lisätä omalle käyttäjätunnukselle rooliksi. Tällöin pääset siirtymään näppärästi asioinnin ja pääkäyttäjäasetusten välillä klikkaamalla omaa nimeäsi palvelun mustassa yläpalkissa.
- Taustajärjestelmään siirto-oikeus: Viranomainen pääsee siirtämään hakemuksen käsittelyyn taustajärjestelmään, mutta tähän oikeuteen ei sisälly muita oikeuksia.
- Lukuoikeus: Viranomainen saa lukuoikeudet kaikille organisaation hankkeille, muttei kuitenkaan pääse muokkaamaan hakemuksen tietoja ja liitteitä. Hänellä ei myöskään näy viranomaisen ”Ok” / ”Tarkennettavaa” tarkastuspainikkeet, keskusteluikkuna tai viranomaisten sisäiset huomiot. Viranomainen pystyy kuitenkin lataamaan kaikki hankkeen liitteet yhdellä napin painalluksella ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdeltä.
- Arkistonhoitaja: Viranomainen saa näkyvyyden arkistoitavista hankkeista koostuvaan työjonoon ja voi siirtää asiakirjoja arkistoon. Hankkeiden arkistointiin liittyvät toimet, kuten liitteen tyypin muokkaaminen tai säilytystietojen muokkaaminen, on mahdollista. Arkistonhoitajan oikeuteen sisältyy digitoijan oikeudet.
- Digitoija: Viranomainen saa näkyvyyden ainoastaan digitoitaviin hankkeisiin. Hän pääsee avamaan digitoitavia lupia Lupapisteeseen ja muokkaamaan näiden tietoja, mutta ei pysty arkistoimaan.
- Raportointioikeus:perustason käyttöoikeudet Rakentamisen mittariin viranomaiselle
- Laajennettu Raportointioikeus: rakennusvalvonnan johdon käyttöoikeudet, sisältää perustason toiminnot (Ramin Johdon työpöytä)
Klikkaa ”Jatka” ja palvelu ilmoittaa käyttäjän lisäämisestä. Luotuja oikeuksia päästään muokkaamaan ”Toiminnot”-sarakkeen "Poista"- ja "Muokkaa"-painikkeista.
Viranomaiseksi lisätty henkilö saa sähköpostiviestin tunnusten luomisesta. Viestissä olevaa linkkiä klikkaamalla käyttäjä pääsee määrittämään oman vapaavalintaisen salasanan. Jatkossa käyttäjä pääsee näillä tunnuksilla kirjautumaan Lupapisteeseen.
HUOM! Mikäli käyttäjä on rekisteröitynyt Lupapisteeseen aiemmin samalla sähköpostiosoitteella, jolla pääkäyttäjä on lisännyt hänet organisaatioon, ei käyttäjän lisäys kunnan viranomaiseksi onnistu. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, jos käyttäjä on toiminut Lupapisteessä esimerkiksi suunnittelijan roolissa jossakin toisessa kunnassa.
Tällöin pääkäyttäjän tulee lähettää Lupapisteen tukeen (tuki@lupapiste.fi) sähköpostilla pyyntö kyseisen sähköpostiosoitteen muuttamisesta viranomaistunnukseksi. Tämän muutoksen jälkeen lisäys organisaation viranomaiseksi onnistuu normaalisti.
Jos viranomainen toimii myös esimerkiksi suunnittelijan tai työnjohtajan roolissa jossain toisessa Lupapiste-kunnassa, tulisi hänen tässä muussa roolissaan käyttää jotain muuta sähköpostiosoitetta kuin viranomaistunnustaan.
Pääkäyttäjän tulee lisätä myös itselleen käyttäjätunnukset palveluun omalla työsähköpostiosoitteellaan.
Hankekohtainen lukuoikeus
Hankkeille voidaan antaa hankekohtainen lukuoikeus ”Osapuolet”-välilehdeltä ”Lisää lukuoikeus” -toiminnolla. Toimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi lautakuntakäsittelyssä tai eri viranomaisten (kuten pelastusviranomainen, poliisi) tiedottamista varten.
Sekä viranomainen että hakija voivat antaa lukuoikeuden kolmannelle osapuolelle, joka pääsee katsomaan hakemuksen tietoja ja lataamaan liitteitä. Lukuoikeuskäyttäjä ei kuitenkaan näe Keskustelu-osion sisältöä. Siinä missä hakija voi antaa lukuoikeuden käytännössä kenelle tahansa, voi viranomainen antaa lukuoikeudet ainoastaan organisaation pääkäyttäjäasetuksissa etukäteen määritellyille tahoille. Valittavista tahoista muodostuu listaus samalla tavoin kuin lausunnonantajista. Rajoitus pohjautuu siihen, että viranomaisten lisäämien tahojen ei tarvitse tunnistautua palveluun – toisin kuin asioitsijoiden kutsumien osapuolten.
Lisätäksesi hankekohtaisen lukuoikeuden klikkaa ”Lisää lukuoikeus”.
Kirjoita aukeavaa ikkunaan pyydetyt tiedot: lisättävän henkilön sähköposti, etunimi, sukunimi sekä käyttäjärooli. Klikkaa ”OK” tallentaaksesi.
Lausunnonantajat
Lisätäksesi lausunnonantajan organisaatiollenne klikkaa ”Lisää lausunnonantaja”.
Täydennä aukevaan ikkunaan pyydetyt tiedot: lausuvan tahon nimi, sähköpostiosoite ja lausunnon tyyppi. Viimeistele klikkaamalla ”Tallenna”.
Lausunnonantaja saa sähköpostitse viestin, jossa käy ilmi, että hänet on lisätty lausunnonantajaksi kunnan organisaatioon. Jatkossa jokaisesta Lupapisteen kautta lähetetystä lausuntopyynnöstä tulee erillinen sähköpostikutsu lausunnonantajalle.
Lausunnonantajien oikeudet: Lausunnonantajille on lukuoikeudet hankkeisiin ja lisäksi lausunnonantajille näkyy myös Keskustelu- ja Huomiot-osiot. Lisäksi lausunnonantaja voi lisätä liitteitä.
Ohjeet "käyttäjät"-välilehteen liittyen alkavat videon kohdasta 0:34: